Politique de confidentialité

1. PRÉAMBULE

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

– le « responsable du traitement » représente la personne physique ou morale, qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est l’Association FJT Les remparts ;

– le « sous-traitant » représente toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l’Association FJT Les remparts travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de l’Association FJT Les remparts ;

– les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et leurs données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement, c’est-à-dire l’ensemble des résidents de l’Association FJT Les remparts ;

– les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’Association FJT Les remparts que des organismes extérieurs (organismes sociaux, Conseil général etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. OBJET

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l’Association FJT Les remparts est tenu de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses résidents.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’Association FJT Les remparts et ainsi de formaliser les droits et les obligations des résidents au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. PORTÉE

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place des différents traitements des données à caractère personnel des résidents de l’Association FJT Les remparts.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont l’Association FJT Les remparts est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par l’Association FJT Les remparts elle-même (traitement dit « sauvages »).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’Association FJT Les remparts ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’Association FJT Les Remparts.

4. INFORMATIONS GÉNÉRALES

Responsable des traitements :

Association FJT Les Remparts

9 rue du Docteur Duplant

69220 BELLEVILLE SUR SAONE

5. OPPOSABILITÉ

Le présent document est opposable :

– à l’Association FJT Les remparts en sa qualité de « responsable du traitement » au sens du RGPD ;

– aux résidents de l’Association FJT Les remparts ;

– aux personnes à qui l’Association FJT Les remparts communique ces données (ci-après « destinataire des données ») ;

– aux prestataires de l’Association FJT Les remparts qui traitent des données pour son compte (ci-après les « sous-traitants »).

6. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Aucun traitement n’est mis en œuvre par l’Association FJT Les remparts concernant des données à caractère personnel des occupants de la résidence s’il n’a pas été préalablement approuvé par la Direction et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des résidents.

7. FINALITÉS ET BASE LÉGALES

Selon les cas, l’Association FJT Les remparts traite notamment les données des locataires du foyer pour les finalités suivantes :

– établir des documents relatifs au contrat de location d’un résident ;

– assurer l’accompagnement social d’un résident ;

– renseigner le suivi éducatif d’un résident ;

– transférer aux partenaires sociaux les données relatives aux activités l’association ;

– permettre la consultation du dossier d’accompagnement social du résident aux personnes habilités ;

– proposer des offres d’emploi ou débouchés professionnels en rapport avec les parcours des résidents ;

– percevoir les loyers mensuels dus par les résidents ;

– proposer des animations pour les résidents

– contrôler l’accès des résidents aux locaux de l’Association FJT Les remparts par l’intermédiaire de badges d’accès ;

– réalisation d’états statistiques ;

Le résident est informé que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution des missions de l’Association FJT Les Remparts ou d’une obligation légale.

Note sur la vidéosurveillance

L’Association FJT Les Remparts a placé ses locaux sous vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité des personnes et la prévention des atteintes des biens, la lutte contre le non-respect du règlement intérieur dans les zones collectives.

La base légale du traitement est l’intérêt légitime (cf. article 6.1.f) du Règlement européen sur la protection des données).

Les employés et résidents de l’Association FJT Les Remparts sont filmés par le dispositif. Les visiteurs occasionnels des locaux de l’Association FJT Les Remparts sont également susceptibles d’être filmés.

Les images peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le personnel habilité de l’Association FJT Les Remparts, soit la direction et le personnel de permanence lorsqu’il est seul dans l’établissement et seules fins de levée de doute pour non-respect caractérisé du règlement intérieur qui pourrait porter atteinte aux personnes et aux biens ; et par les forces de l’ordre. Les personnels de la société en charge de la maintenance du matériel peuvent également accéder aux images, à cette seule fin.

Les images sont conservées 30 jours.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant ou demander leur effacement. Vous disposez d’un droit d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement de vos données (cf. cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).

Pour exercer vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) m.gervasoni@ace-service-gagnant.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif vidéo n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL ou par courrier postal.

8. DESTINATAIRES DES DONNÉES – HABILITATION & TRAÇABILITÉ

L’Association FJT Les remparts s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Pourront notamment être destinataires de ces données à caractère personnel :

– les partenaires sociaux ;

– les associations partenaires ;

– les autorités de tutelles ;

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’Association FJT Les remparts n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9. DURÉE DE CONSERVATION

La durée de conservation des données est définie par l’Association FJT Les remparts au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins.

Traitement concerné	Durée de conservation des données collectées
Gestion du dossier locatif du résident	5 ans après la fin ou le refus du contrat de location
Paiement des loyers	10 ans, soit le délai de prescription des dettes éventuelles
Accompagnement social	5 ans après le départ du résident

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.

Il est rappelé aux personnes concernées que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’Association FJT Les remparts n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Note sur les cookies :

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Pour plus d’informations, consultez les conseils relatifs à la modification de ces paramètres présentés dans l’onglet «Vos traces » sur le site de la CNIL.

10. DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈS

Les résidents du foyer disposent d’un droit de demander à l’Association FJT Les remparts la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les résidents du foyer disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

– la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité;

– être formulée par écrit à l’adresse suivante : contact@foyerlesremparts.fr

Les résidents du foyer ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement auprès de l’Association FJT Les Remparts. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’Association FJT Les remparts pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par le résident.

Si les résidents du foyer présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leurs seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les résidents du foyer sont enfin informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

11. MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’Association FJT Les Remparts, celle-ci pourra solliciter le résident qui aura pour obligation de satisfaire aux demandes de l’Association.

En cas de modification des informations des résidents du foyer par l’Association FJT Les Remparts, ces derniers en seront spontanément informés.

Les résidents du foyer disposent également d’un droit à la rectification de ses données. Pour ce faire, l’Association FJT Les remparts permet aux résidents de soumettre les modifications les concernant via l’envoie d’un courrier électronique au responsable de traitement : contact@foyerlesremparts.fr ; les rectifications interviennent, sauf cas exceptionnel motivé, dans un délai qui ne saurait être supérieur à 8 jours.

12. DROIT À L’EFFACEMENT

Le droit à l’effacement des résidents du foyer ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.

En dehors de cette situation, les résidents du foyer pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

– les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

– lorsque les résidents du foyer retirent le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

– les résidents du foyer s’opposent à un traitement fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’Association FJT Les remparts et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

– les résidents du foyer s’opposent à un traitement de leurs données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;

– les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

– les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel l’Association FJT Les remparts est soumise.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les résidents du foyer sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier l’identité de la personne demandeuse.

13. DROIT À LA PORTABILITÉ

Avant son départ de l’Association FJT Les Remparts, le résident pourra, sur demande, exercer son droit à la portabilité sur les seules données qu’il a lui-même communiqué à l’Association FJT Les Remparts. Ces données lui seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

14. SOUS-TRAITANCE

L’Association FJT Les remparts informe le résident qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de ses données à caractère personnel ; dans ce cas, l’Association FJT Les remparts s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’Association FJT Les remparts impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’Association FJT Les remparts se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

15. ORIGINE DES DONNÉES COLLECTÉES

Les données collectées par l’Association FJT Les remparts sont soit collectées directement par elle, soit collectées de manière indirecte.

DONNÉES COLLECTÉES DIRECTEMENT AUPRÈS DES RESIDENTS

La collecte directe des données prend différentes formes :

– données collectées lors de l’étude du dossier de demande de logement ;

– données collectées via le formulaire contact du site « internet » ;

– données collectées via le formulaire de demande de logement en ligne

– données collectées dans le cadre du suivi et de l’accompagnement social ;

– données techniques (données de connexion ou de trafic) liées à l’usage des services informatiques ou numérique de l’Association FJT Les Remparts.

DONNÉES COLLECTÉES DE MANIÈRE INDIRECTE

La collecte indirecte des données prend différentes formes :

– données collectées par les partenaires sociaux ;

– données collectées par les administrations publiques tutrices ;

– données collectées via d’autres associations partenaires de l’Association FJT Les Remparts.

16. SÉCURITÉ

Il appartient à l’Association FJT Les remparts de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Pour ce faire, l’Association FJT Les remparts peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

Sauf cas d’urgence ou risque imminent, les salariés seront informés préalablement de la réalisation de ces audits et seront tenus de prendre les mesures de protection adaptées qui leur seront notifiées au préalable.

En tout état de cause, l’Association FJT Les remparts s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’Association FJT Les remparts s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

VIOLATION DE DONNÉES

En cas de violation de données à caractère personnel, l’Association FJT Les remparts s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les résidents identifiés, l’Association FJT Les remparts les avisera de ladite violation.

DÉLÈGUE A LA PROTECTION DES DONNÉES

L’Association FJT Les remparts a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

ACE Service Gagnant – Marine GERVASONI – m.gervasoni@ace-service-gagnant.fr

En cas de nouveau de traitement de données à caractère personnel, l’Association FJT Les Remparts saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les résidents souhaitent obtenir une information ou poser une question particulière, il leur sera possible saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les résidents pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

FLUX TRANSFRONTALIERS

L’Association FJT Les Remparts se réserve seul le choix d’avoir ou non des flux transfrontaliers pour les données à caractère personnel qu’elle collecte et qu’elle traite.

En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, l’Association FJT Les remparts en informera les résidents et s’assurera du bon respect des droits de ces mêmes personnes.

L’Association FJT Les remparts s’engage si nécessaire à signer un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontaliers de données.

Les dispositions relatives aux flux transfrontaliers sont opposables à l’Association FJT Les Remparts, sauf dans les cas dérogatoires prévus à l’article 49 du RGPD.

REGISTRE DES TRAITEMENTS

L’Association FJT Les Remparts, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’Association FJT Les remparts en tant que responsable du traitement.

L’Association FJT Les remparts s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL

Les résidents concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL si ceux-ci estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 Tél : 01 53 73 22 22

ÉVOLUTION

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des résidents par tout moyen défini par l’Association FJT Les remparts.

POUR PLUS D’INFORMATIONS

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : contact@foyerlesremparts.fr ou m.gervasoni@ace-service-gagnant.fr.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.